Produtividade Máxima

19 junho 2018

Como assumir o controle do seu tempo e ser mais eficiente. 



Já reparou que a palavra dessa década é produtividade? 
As empresas precisam ser cada vez mais produtivas, para serem cada vez mais competitivas.
Os funcionários precisam ser cada vez mais produtivos, para produzir cada vez mais para as empresas e garantirem seus empregos. 

Você precisa ser cada vez mais produtivo pra dar conta de todos os compromissos da sua agenda.

Mas você sabe qual é a verdade sobre a produtividade? 


A verdade é que ela existe para fazer com que nós façamos tudo de forma mais organizada e EFICIENTE, de forma a REDUZIR o tempo gasto no trabalho/tarefa, de modo a liberar você para correr atrás dos seus objetivos. 
Seja ir pra academia; ter mais tempo com os filhos; fazer um novo curso. Não importa!

A questão é que antes nós passávamos 8h do nosso dia trabalhando. Vieram as máquinas... as tecnologias... e reduziram o nosso tempo de trabalho para 6h. E ao invés de pegarmos essas 2h "extras" que ganhamos em usa-las para "trabalhar" nos nossos sonhos (ou só descansar mesmo!!!), nós entupimos elas com outros trabalhos que trarão lucro para a empresa. E não pra você.
Você já tinha parado pra pensar nisso? 


Se você não pode usar o argumento acima com seu chefe para sair 2h mais cedo do trabalho todos os dias, só nos resta a opção de nos tornarmos mais eficientes nas horas fora do trabalho, de forma a um dia... quem sabe... estar aberto para outras possibilidade (nivel 5 deste texto)
Pra isso precisamos começar entendendo como ser mais eficiente...
Ser eficiente requer que você passe por 5 estágios. Imagine uma pirâmide. Para você passar para o nível 2, antes você precisa satisfazer todas as necessidades do nível 1. Então vamos lá que eu vou lhe ensinar como alcançar cada estágio passo-a-passo. 



Então, como ser mais produtivo e eficiente? 

Primeiro passo: Organização espacial 

A primeira coisa a fazer é organizar o seu espaço. Pegue todos os papeis que você tem acumulado pela casa e na sau mesa e divida em 3 pilhas. 

1. Pra guardar: documentos, contas do mês, exames médicos, etc...
2. Lixo: é lixo mesmo. 
3. Para resolver: contas que ainda precisam ser pagas; um número que você anotou para ligar mais tarde; ou tudo que você não conseguiu actegorizar facilmente. 

Fez? Ótimo! Agora, você irá cuidar da pilha designada como guardar. Pegue pastas e comece a categorizar esses documentos. Eu gosto de usar pastas sanfonadas, onde eu pego uma pasta só para imposto de renda; outra só para as contas da casa daquele ano (faço uma pasta por ano); outra só com documentos originais ou que não uso com frequência, como passaporte. 

Vai levar um tempo pra você fazer isso? Vai. Mas depois, quando você criar o seu sistema, todas as vezes que precisar de um documento ou tiver que lidar com uma pilha de "guardar", você já saberá exatamente onde cada coisa deve ser colocada. 

Próximo passo, a pilha de lixo. DESAPEGUE! Você não precisa guardar todos os recibos de tudo que você compra. Pra isso existe EXTRATO BANCÁRIO! 

Pronto! Agora você só precisa lidar com a pilha de "resolver" na segunda feira. 

Mas como lidar com a pilha de resolver? 

Você conhece o lema de que menos é mais? Pois é... se você coloca dez coisas pra fazer e spo finaliza 2, termina o dia com a sensação de que não fez nada. Mas, se você escolhe fazer 3 coisas por dia (APENAS 3 COISAS!), no final da semana você etrá feito no mínimo 15 coisas. Veja que não estou contando com o sábado e domingo... 



No final do dia, você terá uma sensação ótima, ao olhar seu planejamento e verificar que todas as 3 coisas que você planejou fazer estão marcadas como concluídas. E isso lhe dará ânimo para continuar a repetir o processo nos outros dias. 
Escolha as 3 coisas mais importantes que você precisa fazer, anote em um caderno e mantenha ele do lado da sua mesa de trabalho. Terminou uma tarefa? Passe pra outra que esta no caderno. Só acrescente novas tarefas depois que essas 3 tiverem sido concluídas. 
Esse é um método científicamente comprovado!!! 

Faça esse método de separar em pilhas uma vez por semana ou por mês dependendo da sua necessidade e verá que nunca mais terá problemas de papeis jogados na mesa sem destino novamente. 

Parabéns! Você acaba de alcançar o segundo estágio da pirâmide. 

Segundo Passo: Organização Digital 

Sabe o seu computador? Você não tem noção da quantidade de coisa inútil que existe escondida nele! É sério! Eu descobri que tinha milhares de fotos de viagens espalhadas pela minha pasta de imagens. Cada vez que eu ia fazer algum trabalho na internet, baixava imagens para poder anexar na resenha... na thumbnail... no trabalho da faculdade.. e estava tudo lá ainda!!! Mesmo já tendo finalizado todos esses trabalhos! 

Sem falar na pasta de imagens do whats app do seu celular... é muita foto de bom dia e gatinhos inúteis acumulando espaço na memória do seu celular e você nem sabe!!! 

Esta na hora de se programar pra passar uma manhã/tarde inteira criando pasta e sub pastas no seu computador para organizar todas essas fotos e documentos . E de fazer uma limpa no seu celular!! 
Eu passei um dia inteiro fazendo isso. 
No final, consegui organizar tudo e agora eu tenho uma pasta da bagunça: a pasta do download. 
Uma vez por semana eu vou lá e vejo tudo que tenho que jogar no lixo ou que tenho que armazenar em uma das 300 pastas que criei. E pronto. Agora eu levo 5 a 10 min pra organizar tudo. Faço todo fim de semana. 



Terceiro Passo: Organizando sua agenda

Vou confessar que já comecei a organizar a sua agenda no passo 1, mas agora que você já consegue ter um mínimo de organização digital, que tal usar a tecnologia à seu favor? Existem vários aplicativos de agenda online. Eu, particularmente prefiro o Google Agenda mesmo. 
Abra o google agenda e comece a marcar todos os compromissos não negociáveis. 
Ex:. Seu horário de trabalho; sua academia; seu curso de inglês. 
Esses compromissos normalmente se repetem sempre no mesmo dia ou horário, então, você pode configurar o google agenda para reproduzir eles nas próximas semana. 
Quando você programar tudo, você terá A EXATA NOÇÃO DE QUANTO TEMPO LIVRE DISPÕE. 

Por que isso é tão importante? 
1. É no tempo livre que você vive! Não adianta nada você ocupar todos os horários e não ter tempo pra sua família, amigos e descanso. 
2. Tendo noção de quanto tempo livre você dispõe, você consegue organizar aquelas 3 coisas que falamos lá no primeiro passo melhor ao longo do dia e da semana.
3. Sabendo quanto tempo livre você tem, podemos começar a pensar em usar esse tempo para lhe ajudar a alcançar suas metas no quarto passo. 

Dica: Faça agendas diferentes. 
Eu tenho uma agenda para meus estudos (verde); uma para compromissos (laranja); uma para coisas que pra mim não são negociáveis (azul); outra para os vídeos do canal (amarelo) e as minhas 3 coisas eu uso o lembretes, pois desta forma ele me manda uma notificação no celular ou na tela do computador. 



Quarto Passo: O pulo do Gato 

Agora que vcê esta com sua vida estruturada, me responda: o que você quer da vida? Qual a sua meta? 
Mais tempo com a família? Você pode fechar a sua agenda e transformar isso num compromisso não negociável, como sessão de cinema às sextas à noite.
Quer fazer um curso? A mesma coisa. Veja onde ele se encaixa na sua agenda. Se vc estiver sem tempo no dia que o curso é ministrado, pode ver se existe a opção online (tudo tem online hoje em dia!) ou reorganizar sua agenda de modo a abrir espaço.
Só não se esqueça de manter sempre um tempo livre na sua agenda para descansar. (Crie uma agenda do ócio se preferir!!!) 

Já mexeu os quadradinhos pra um lado e pro outro e mesmo assim não tem tempo? 
Então aprenda a DELEGAR!  
Ex real:. 
Eu defini como meu objetivo de vida morar na Holanda daqui há 5 anos. Esse é meu plano de vida. Minha meta! 
Se você não faz ideia de como definir seu plano de vída, clique aqui e inscreva-se na newsletter do Perdida que você terá acesso a um material gratuito para definir seu plano de vida; objetivos; e mais um monte de coisas legais. É sério! 

Para alcançar esse meu objetivo, o que eu preciso? 
1. Dinheiro
2. Falar holandês

Então eu passei a delegar a arrumação da minha casa a uma diarista de 15 em 15 dias, o que me liberou algumas horas para estudar holandês. Eu abri um espaço enorme na minha agenda voltado ao curso de holandês, que faço online. Assim eu posso mexer o quadradinho do curso quando preciso, mas ele não é deletado nunca! Eu só mudo a hora para melhor adaptar a minha agenda. 

Delegando as coisas e fazendo cursos online, eu consegui organizar a minha vida. E por que eu fiz isso? Porque meu horário de trabalho era louco! Tinha dia que eu trabalhava as 5h da manhã, e no fim de semana de 16h à meia noite! Não tem sistema biológico que aguente esse ritmo de trabalho e ainda consiga manter compromissos com horários rígidos e manter uma casa perfeitamente arrumada tipo capa de revista!! 
Agora, eu estou mais próxima do meu objetivo de vida. Da minha meta! E é isso que quer dizer produtividade máxima. Você ter organização suficiente para que isso lhe proporcione oportunidades de alcançar seus objetivos de forma mais eficiente. 

Quinto Passo: Produtividade Máxima

Esse é o nosso céu. Onde todos queremos chegar, mas nem todos tem a coragem e a detrrminação de lutar para chegar até aqui. Mas tudo bem! Se você chegar no nível 3 ou 4, já verá uma grande mudança na sua vida. Eu garanto! Eu me considero atualmente no nível 4. 
O nível 5 seria pegar os meus objetivos e realmente coloca-los em prática e começar a pensar nas possibilidades. 

Ex:. Se eu já falo holandês, por que não começar a planejar minha ida definitiva pra Holanda? 


OU

Se eu já organizei a minha vida e consegui delegar várias coisas a minha equipe, que tal passar a trabalhar em casa? 

Esse é o nível em que você pode organizar e planejar tudo que quiser, pois já tem as competências para fazer acontecer. 
Emque nível você se encontra? Quais são as sua smaiores dificuldades e/ou dúvidas? Deixe nos comentários para que eu possa tentar ajudar você. 
=) 
Boa sorte na sua jornada. 




1 comentários:

  1. Obrigada Natalia, eu ainda não consegui ler esse livro, esse resumo vai me ajudar e me animar, valeu e parabéns pelo seu trabalho

    ResponderExcluir